Nga institucionet më të rëndësishme që bëjnë pjesë në vargun e dikastereve shtetërore janë arkivat. Këto institucione kanë për detyrë të mbrojnë dhe të sigurojnë se materialet që krijohen sot dhe që janë krijuar në të kaluarën të jenë qasshme për t’u studiuar, dhe për t’u publikuar në të ardhmen si formë e mbrojtjes dhe përçimit të kujtesës kolektive të një shteti apo populli.
Arkivat posedojnë material të jashtëzakonshëm, dhe ky fakt e bënë tejet me vlerë për çdo studim të synuar në to. Studimet nuk do të thotë se duhet domosdoshmërísht të jenë vetëm historike, por ato mund të jenë, shoqërore, mjeksore, ekonomike, politike, kulturore, urbane dhe shumë lloje të tjera.
Arkivat ofrojnë mundësi të panumërta në hulumtimin, analizimin dhe interpretimin e aspekteve të ndryshme. Janë te pazëvendësueshme në detyrën që kryejnë, dhe si të tilla njihen si institucionet më të lashta që ka krijuar njeriu për të bërë më të lehtë funksionimin e shoqërisë së organizuar. Në Kosovë arkivat vendore u krijuan gjatë viteve 1948-1951, shumë vonë krahasuar me vende të tjera të botës e që shkas ishin rrethanat historike dhe politike në të cilat vendi ynë kaloi. Ato fillimisht ishin të gjitha të përqendruara në Prishtinë, nën dikasterin e Arkivit Shtetëror Krahinor të Kosovës, siç quhej asokohe.
Gjatë viteve 1968-1971 filloi rrjetëzimi i institucionit arkivor nëpër tërë Kosovën, duke krijuar një sërë arkivash rajonale nëpër komuna si ato të Gjilanit, Mitrovicës, Gjakovës, Prizrenit dhe të komunave të tjera. Kjo u bë për të lehtësuar punën e arkivës qendrore në Prishtinë dhe për të bërë të mundur mbledhjen dhe përpunimin e materialeve të ndryshme të cilat dita ditës po shtoheshin, përderisa fondkrijuesit rriteshin në numër dhe volumi i dokumenteve rritej bashkë me to masivisht.
Arkivat rajonale që u krijuan gjatë kësaj periudhe tani janë ato që quhen arkivat ‘ndërkomunale’ apo ‘historike’, kjo bëhet për t’i veçuar nga arkivat komunale të cilat u krijuan pas vitit 2000 kur shumë komuna të reja të cilat më herët ishin pjesë e komunave më të mëdha u bënë të veçanta dhe si pasojë ishte e nevojshme që të kenë edhe arkivat e tyre. Pra, në Kosovë ekzistojnë tri lloje të arkivash: Arkiva shtetërore në Prishtinë, Arkivat ndërkomunale/historike dhe Arkivat komunale. Të gjitha të rëndësishme për mbarvajtjen dhe ruajtjen e kujtesës historike dhe institucionale të vendit dhe popullit.
Me kalimin e dekadave shumë dokumente dhe materiale janë krijuar, që kanë vlerë të madhe, dhe që sot ndihmojnë në nxjerrjen e sa më shumë informacioneve për të kaluarën. Ndonëse arkivat u krijuan shumë vonë dhe si pasojë materialet nga periudhat më të hershme janë më të rralla, ato posedojnë material të mjaftueshëm për të lejuar fillet e studimeve pothuajse të panumërta nga qasja e tyre drejt problematikave të ndryshme të së kaluarës dhe të së tashmës.
Çka përmban një arkivë? Përmban dokumente nga më të ndryshme, të institucioneve shtetërore, private, jo-qeveritare, dokumente personale, gazeta, revista, harta, plane ndërtesash, fotografi, xhirime, pllakate, vula por edhe materiale elektronike të cilat nuk kanë kopje fizike pasi janë krijuar dhe ruhen në formate dixhitale. Nga arkivat mund të bëjmë krahasime statistikore, urbaniste, mësime mbi vetëdijen politike nëpër periudha të kaluara, zhvillimin ekonomik të parë nga secili institucion privat ose shtetëror, përjetime, dhe pafund hulumtime tjera. Materiali në arkiva është jetik, prandaj edhe është bazë e çdo hulumtimi.
Duke parë rëndësinë e arkivave në funksionimin e shtetit dhe shoqërisë mund të krijohet përshtypja se këto institucione janë të paqasshme për qytetarin e zakonshëm dhe mund të duken si tepër impozante dhe frikësuese, por kjo nuk qëndron kështu. Ato i përkasin secilit qytetar, dhe qasja në to është e garantuar me ligj dhe me të drejta ndërkombëtare të njeriut, është një e drejtë bazë për secilin person fiziko-juridik. Për shkak të ndjeshmërisë së materialit në arkiva nganjëherë qasja bëhet pak më e komplikuar, dhe duhet patjetër që të ndiqen disa procedura siç janë: piketimi i fondit apo koleksionit të listuar në udhërrëfyesin e arkivës që ne duam të hulumtojmë dhe periudhën kohore, e gjithë kjo duhet caktuar në recepsionin e arkivit. Pasi të jepen të gjitha të dhënat personale (nr. i kartelës identifikuese, vendbanimi etj). duhet pritur zakonisht 1-3 ditë që stafi ti gjejë materialet adekuate të cilat i kemi kërkuar. Në momentin që sigurojmë materialin e shumëpritur, me një kujdes të madh e shqyrtojmë, dhe studiojmë atë. Renditja e materialeve brenda kutive ose fashikujve është gjithashtu shumë e rëndësishme pasiqë e bënë të lehtë gjetjen e tyre sipas listave dhe citimin e saktë të tyre, prandaj zhvendosja e tyre apo ndërrimi i vendeve mund të krijojë telashe për arkivistët dhe hulumtuesit e ardhshëm të cilët mund të krijojnë paqartësi të shumta. Në momentin që arrijmë të gjejmë informatën e duhur për hulumtimin tonë, atëherë kalojmë tek faza tjetër e procesit që është ajo e përdorimit dhe publikimit të këtij materiali duke përdorur në mënyrë rigoroze citimin dhe të drejtën autoriale. Citimi duhet të përcjell standardet ndërkombëtare për të qartësuar se cilit institucion arkivor ky material i përket, duke shënuar sinjaturën e institucionit, numrin dhe titullin e fondit si dhe numrin e kutisë, fashikullit dhe faqes. Me kalimin e kësaj faze finale ne jemi gati të publikojmë punimin tonë në mbështetjen e materialeve arkivore së bashku me rezultatet dhe konkludimet tona finale.
Pra, arkivat janë tejet të rëndësishme në funksionimin e shtetit dhe shoqërisë. Pa kujtesën kolektive dhe institucionale ne nuk mund të kuptojmë rrjedhojën e ngjarjeve, vendimet, përjetimet, dhe shumë aspekte të tjera socio-kulturore, politike, ekonomike, etj. Qasja në arkiva, është e drejtë e çdo njeriu që mundëson që ne të arrijmë një konsensus për të kaluarën dhe të tashmen duke parashtruar sa më shumë pikëpamje personale, duke e bërë të mundur lulzimin e diversitetit të së menduarit për zgjidhje të problemeve të ndryshme dhe kuptimin multi-dimensional të së kaluarës.
Ky projekt mbështetet nga programi i Fondacionit Kosovar për Shoqëri Civile (KCSF) ‘EJA Kosovë’, bashkëfinancuar nga Agjencia Zvicerane për Zhvillim dhe Bashkëpunim (SDC), Suedia dhe Qeveria e Dukatit të Madh të Luksemburgut.